Efficiënt vergaderen

Heb jij ook weleens het gevoel dat vergaderingen eindeloos duren? Of het nou voor je werk is of vrijwillig, te lang vergaderen is nooit echt leuk. Misschien ligt het aan je vergader stijl of heb je wel teveel afleiding tijdens je vergaderingen. Dit kan door allerlei oorzaken komen zoals afleidende telefoontjes, achtergrond geluid, een tv die nog aan staat en ga zo maar door. Wil je nou beter of efficiënter vergaderen? Hierbij drie tips!

Locatie

Zoals ik net al schreef, kan afleiding door veel verschillende oorzaken komen. Het is daarom dus belangrijk om een plek te zoeken waar je zomin mogelijk van deze afleidingen tegen zult komen. Vergader je altijd in een café of kantine? Dan is dat misschien niet de ideale oplossing voor jou. Hier zullen namelijk ook veel andere mensen zijn. Deze kunnen aan het werk zijn, maar ook in de kantine zitten omdat ze net pauze hebben. Ga daarom eens op zoek naar een betere vergader locatie. Een optie is om een externe vergader locatie te zoeken bij bijvoorbeeld Onemeeting.com. Hier kan je op verschillende plekken een locatie vinden. Bijvoorbeeld een vergaderlocatie Rotterdam.

 Telefoon = uit

Of in ieder geval moet het geluid uitstaan. Natuurlijk lijkt een telefoontje belangrijk, maar als je tijdens een vergadering opneemt is dit voor niemand goed. Je vergadering wordt onderbraken wat vervelend is voor jezelf en de mensen waarmee je vergaderd. Maar ook voor de beller is het niet ideaal. Je zal waarschijnlijk maar met een half oor luisteren en zit er op dat moment niet bij met je hoofd. Laat de beller daarom liever een voicemail inspreken of een berichtje sturen en bel later terug! Iedereen is weleens niet te bereiken dus zal het begrijpen als ook jij een keertje niet op neemt

Plan

Maak van te voren een duidelijke agenda van de vergadering. Dit heeft twee voordelen. Ten eerste kan iedereen zich voorbereiden op de punten die besproken zullen worden. Zo kunnen alle deelnemers al van te voren nadenken over wat ze over een bepaald agenda punt te zeggen hebben en eventueel extra informatie op zoeken voor de vergadering. Daarnaast zorgt het voor een duidelijke tijdsplanning van de vergadering en daarmee dus ook dat je vergadering op tijd is afgelopen. Ben je bang dat je zo een strakke agenda niet volhoudt? Plan dan ook pauzes in! Dit is voor iedereen fijn en door ze vooraf bekend te maken hoeft de vergadering niet onderbroken te worden door dingen als toilet bezoekjes of het halen van een kopje koffie. Hopelijk helpen deze tips ook jou om efficiënter te vergaderen!

About

No Comments

Leave a Comment